Как списывать ГСМ при использовании личного автотранспорта?

Добрый вечер! 
Уважаемые форумчане, помогите разобраться в проблеме: в организации част сотрудников использует личный автотранспорт в производственных целях, потому что при строительстве объектов осуществляется разъездной характер работы (объекты строительства удалены от офиса). 
При этом мы возмещаем таким работникам расходы на ГСм и обслуживание транспорта. 
как правильно оформить  путевой лист? только на день поездки или на весь период аренды транспорта?

Заранее спасибо